Secrétaire médicale

PROFIL
La secrétaire ou assistante médicale est le pivot de la relation entre le médecin, le patient et l'institution. Attentive à leurs demandes, elle doit faire preuve d'initiative, être discrète (secret professionnel oblige) et s'adapter à la personnalité des médecins.

FONCTION
Elle répond au téléphone, gère les rendez-vous, les plannings, assure l'accueil, la réception des clients et assiste parfois le médecin dans certaines de ses interventions. Elle travaille dans le domaine médical (cabinet, hôpital), un service social (caisse d'assurance maladie, tribunal pour enfants) ou dans une structure médico-sociale (dispensaire, maison de retraite) du secteur public ou privé. La secrétaire est polyvalente : elle assure la gestion des dossiers des patients, saisit les comptes rendus de consultation, gère l'administration du cabinet et continue de se former aux outils informatiques et d'Internet qui ont considérablement fait évoluer la profession.
Travaillant dans un domaine particulier, elle doit avoir une bonne connaissance de la fonction médicale, doit connaître la réglementation des soins et les termes techniques du quotidien.

FORMATION
La formation est ouverte à toute personne justifiant d'un niveau de troisième et de 16 ans au minimum.
Les titulaires des BEP Carrières sanitaires et sociales et CAP Petite Enfance auront beaucoup plus de facilités.
La formation se déroule sur un année et est accessible via un examen d'entrée.
C'est une formation qualifiante.

Objectifs
Devenir un professionnel compétent pour:

• maîtriser un langage spécifique et adapté
• appréhender des besoins individuels et collectifs en matière de santé et d’action sociale
• connaître les systèmes de santé et de protection sociale et leurs incidences économiques
• analyser les faits sociaux et les problèmes de santé publique ainsi que des réponses apportées par la société
• comprendre les mécanismes de communication et les systèmes d’information ainsi que la mise en oeuvre d’outils et de méthodes adaptées
• développer ses capacités relationnelles et d’adaptation

Enseignement

• Sciences Médico-sociales / Puériculture
• Biologie humaine
• Communication en santé et action sociale
• Physiopathologie et terminologie médicale (Méthodes et moyens d’étude des maladies, des médicaments...)
• Bureautique
• Hygiène
• Français
• Anglais

Examen d'entrée:
Pour les dates d'examens veuillez telephoner à l'Institut au 04/93.82.52.35.
-Examen de motivation
-Examen de Français
-Examen d'Anglais
-Examen de mise en situation
-Examen de Biologie

EVOLUTION
Les secrétaires médico-sociales qualifiées trouvent un emploi sans trop de difficultés. Le secteur privé (cabinet de médecin ou maison de retraite) offre des possibilités d'évolution plus limitées que les hôpitaux et cliniques qui en sont les principaux employeurs. La secrétaire peut espérer accéder au poste de secrétaire médicale principale, d'adjoint et de chef de bureaux. Mais de nouveaux débouchés apparaissent dans le social, où les tâches administratives sont moins importantes.

Complément d'information:

La secrétaire médicale en milieu hospitalier

La secrétaire médicale en milieu hospitalier assure le fonctionnement du secrétariat médical.

FONCTIONS PRINCIPALES :
- Elle constitue le dossier administratif et médical des patients.
- Elle s'occupe de la gestion du courrier des médecins de l'hôpital.
- Elle assume le travail dactylographique du service médical.
- Elle fixe les rendez-vous des patients auprès des médecins spécialistes (radiologie, scanner...)
- Elle fait le suivi, le classement et l'archivage des dossiers médicaux.
- Elle tient informé l'équipe médicale sur la situation administrative du malade lors des réunions de groupe.
- Elle renseigne le patient sur les différentes démarches administratives à accomplir.
- Elle diffuse à l'équipe médicale les informations émanant de l'administration.

PARTICULARITÉS :
- Elle ne dépend pas d'un médecin en particulier mais de l'ensemble du corps médical.
- Elle est le lien entre l'équipe médicale et le patient et entre l'administration et le corps médical.
- A la différence des autres personnes chargées de l'administratif de l'hôpital, la secrétaire médicale est en rapport constant avec les médecins. Par contre, elle entretient moins de contacts avec les patients que les personnes chargées de l'accueil par exemple.
- Le port de la blouse est obligatoire.

QUALITÉS ET COMPÉTENCES :
- Connaissance du traitement de texte.
- être organisé.
- Connaître les termes médicaux.
- Aimer le contact avec le public.
- Soumis au secret professionnel

La secrétaire médicale en cabinet médical

FONCTIONS PRINCIPALES:
- La secrétaire médicale gère le planning du médecin : elle s'occupe des prises de rendez-vous.
- Elle est chargée de l'accueil téléphonique (elle filtre les appels) et physique des personnes.
- Elle s'occupe de la gestion du courrier.
- Elle classe et archive les dossiers médicaux des patients.
- Elle gère tout le travail administratif du cabinet médical.
- Elle prépare la salle de consultation : vérification et stérilisation du matériel...
- Elle assure la gestion des stocks : commande du matériel médical, des médicaments d'urgence...

QUALITÉS ET COMPÉTENCES :
- Maîtriser le traitement de texte (la secrétaire qui exerce pour un cabinet de médecins généralistes a moins de travail de saisie qu'une secrétaire travaillant pour un spécialiste)
- Avoir des qualités d'écoute (les patients se confient souvent à la secrétaire médicale)
- Être diplomate
- Être discret, les secrétaires médicales sont soumises au secret professionnel. Elles ne doivent rien dévoiler des dossiers des patients.

PARTICULARITÉS :
- La secrétaire médicale fait souvent office de "tampon" entre le médecin et les patients.
- La connaissance des dossiers des patients est un atout majeur pour un meilleur accueil et une meilleure compréhension de la situation du malade.
- Lors d'un appel d'urgence, la secrétaire médicale doit prendre en note les premiers symptômes, l'adresse et les coordonnées précises du patient afin de les transmettre rapidement au médecin.
- La secrétaire est amenée à donner des renseignements et des conseils aux patients pour bien remplir leurs feuilles de soin.
- Suite à certaines consultations, elle peut fixer, en accord avec le médecin, des rendez-vous auprès de spécialistes pour le patient.
- Lorsque le médecin est de garde, la secrétaire doit enregistrer un message sur le répondeur en laissant les coordonnées personnelles du médecin et préparer l'électrocardiogramme (obligatoire lors d'une garde)

La secrétaire médicale en centre médico-social

FONCTIONS PRINCIPALES :
La secrétaire médico - sociale est chargée :
- du courrier (enregistrement, diffusion, consultation de la messagerie)
- du standard
- de l'accueil physique
- du travail de dactylographie
- du classement des documents, des dossiers et de toute information
- de l'intendance (commande de fourniture)

COMPÉTENCES ET QUALITÉS :
- être disponible, gracieuse et agréable
- maîtriser l'outil informatique
- être discrète (elle est soumise au secret professionnel)
- être ordonnée et organisée
- être diplomate
- avoir des compétences en orthographe, en grammaire et en dactylographie

CONTRAINTES :
- Il faut être capable d'assumer plusieurs tâches en même temps (frappe de document, appels téléphoniques et accueil physique)
- Il est indispensable de bien connaître le réseau local (associations à caractère social, les différents services d'une ville, etc...). En effet, les personnes font souvent appel au centre médico-social pour tout type de renseignement, il faut alors savoir renvoyer les personnes sur les bonnes structures.
- Il faut continuellement se tenir informer des nouvelles mesures sociales.